Executive/Management Assistent

Als Executive/Management Assistent bij het Leiden Bio Science Park ondersteun je de directeur en het team in hun dagelijkse werkzaamheden.

Je beheert een dynamische en complexe agenda en mailbox, prioriteert verzoeken en bewaakt de voortgang van acties en afspraken. Daarbij fungeer je als gatekeeper en zorg je voor een effectief tijdmanagement van de directeur. Je bereidt vergaderingen zorgvuldig voor en zorgt voor een goede opvolging van acties en besluiten.

Je coördineert communicatie met interne en externe (veelal C-level) stakeholders en zorgt voor een gestroomlijnde informatievoorziening. Daar waar nodig ondersteun je bij documentbeheer, HR-gerelateerde administraties en het CRM-systeem.

Je werkt in een internationale en dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over het verbeteren van processen en de verdere professionalisering van de organisatie.

Als Executive/Management Assistent bij het Leiden Bio Science Park ondersteun je de directeur en het team in hun dagelijkse werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden:

Directieondersteuning

• Bieden van hoogwaardige administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur (CEO) waarbij je veel interactie hebt met C-level stakeholdes;

• Fungeren als gatekeeper: prioriteren van verzoeken en bewaken van tijd en focus;

• Beheren en prioriteren van e-mails en een complexe agenda;

• Voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, stukken) en bewaken van opvolging.

Agenda- en planningsbeheer

• Organiseren en coördineren van interne en externe afspraken en bijeenkomsten;

• Proactief signaleren en oplossen van planningsconflicten;

• Zorgen voor optimale voorbereiding en afstemming van afspraken.

Communicatie en stakeholdermanagement

• Coördineren van inkomende vragen en communicatie met stakeholders;

• Ondersteunen van communicatie met interne en externe partners namens de directeur.

Operationele en administratieve ondersteuning

• Bewaken van acties, prioriteiten en deadlines;

• Waarborgen van vertrouwelijkheid van gevoelige informatie.

• Daar waar nodig vastleggen en beheren van contracten, documenten, HR-mutaties en onderhouden van het CRM-systeem (HubSpot);

Overige taken

• Ondersteunen bij (internationale) reisplanning indien nodig;

• Daar waar nodig ondersteunen bij evenementen en het ontvangen van gasten;

• Bijdragen aan procesverbeteringen en organisatieontwikkeling.

Je bent een proactieve, georganiseerde en stressbestendige professional met oog voor detail. Je voelt je thuis in een dynamische, en innovatieve omgeving en weet structuur aan te brengen waar nodig. Je anticipeert op behoeften, schakelt snel en handelt met discretie en professionaliteit. Je krijgt energie van een spilfunctie binnen een kleine en ambitieuze organisatie, waar je echt het verschil kunt maken.

Je beschikt over:

·        HBO werk- en denkniveau;

·        Minimaal 5-10 jaar ervaring als managementassistent, executive assistent, directiesecretaresse of in een      vergelijkbare ondersteunende rol;

·        Ervaring met ondersteuning van senior management of directie (C-level is een pré);

·        Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden;

·        Vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te houden;

·        Een proactieve, oplossingsgerichte en servicegerichte instelling;

·        Hoge mate van discretie en betrouwbaarheid;

·        Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;

·        Ervaring met Microsoft Office en CRM-systemen;

·        Ervaring in de life sciences & health-sector is een pré.

Wat maakt deze functie aantrekkelijk?

·     Impact: Jij speelt een sleutelrol binnen een organisatie die zich inzet voor innovaties in de Life Sciences & Health sector;

·    Dynamiek: Geen dag is hetzelfde; je werkt in een snel veranderende omgeving;

·    Invloed: Je denkt actief mee over processen en professionalisering;

·    Samenwerking: Je werkt met diverse stakeholders binnen het grootste Life Sciences & Health-cluster van Nederland.

Wat bieden we jou?

·        Een inspirerende werkomgeving in een van de meest toonaangevende kennisregio’s van Nederland;

·        Veel zelfstandigheid in een klein en betrokken team;

·        Een aanstelling van 40 uur per week;

·        De mogelijkheid om een directe impact te hebben op de organisatie;

·        Bruto maandsalaris tussen €3.700 en €4.500, o.b.v. een 40-urige werkweek en afhankelijk van ervaring;

·        Vakantietoeslag van 8,33%;

·        30 vakantiedagen op basis van een fulltime (40-uur) dienstverband;

·        Reiskosten- en thuiswerk vergoeding;

·        Pensioenregeling.

Vragen?
Voor vragen neem contact op met het secretariaat van Leiden Bio Science Park via vacatures@leidenbiosciencepark.nl.

·        Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;

Procedure

Solliciteer uiterlijk voor 15 april 2026 via "apply now". We zien graag je motivatie terug in het veld personal message.